Грунюшкина София Александровна Практика и проблемы внедрения электронного документооборота



Скачать 140.41 Kb.
Дата14.05.2016
Размер140.41 Kb.
Грунюшкина София Александровна
Практика и проблемы внедрения электронного документооборота
Внедрение систем электронного документооборота напрямую зависит от юридической действительности электронных документов. Юридическая действительность любого документа напрямую зависит от требований, предъявляемых к нему действующим законодательством. Здесь, конечно же, всё зависит от типа и вида документа. К примеру, если это договор поставки, то он должен содержать реквизиты, установленные в ГК РФ.

Электронный документ, к сожалению, не выделен отдельно в законодательстве. Так в ГПК, АПК, УПК он не выделен в качестве отдельного доказательства и это создает определённые трудности в его использовании в суде.

Для разрешения вопросов, связанных с юридической действительностью электронного документа, необходимо проанализировать:

1. Реквизиты ЭД.

2. Порядок составления и защита электронных документов,

Анализ содержания законодательства показывает, то, что все НПА предусматривают присутствие в составе ЭД определённых сведений, которые позволяют индивидуализировать каждый ЭД.

«Эти сведения можно разбить на несколько групп реквизитов:

1. Сведения об источнике происхождения:

Физическое или юридическое лицо, от имени которого направлено электронное сообщение, должно быть точно определяемо. Договор, например, о предоставлении электронных финансовых услуг должен содержать, в частности, требования к средству электронных финансовых услуг и порядок его идентификации.

2. Сведения о времени происхождения:

Обозначение отправителя и получателя электронных данных, а также даты и времени их создания или получения.

3. Административно-географическая «привязка»:

Обязательная информация (о лицах, использующих электронные средства) включает следующие сведения: местонахождение, адрес электронной почты. Так договор, должен содержать, в частности, порядок идентификации организатора системы. Информация о правовом статусе организатора системы включает наименование и место нахождения организатора системы.

4. Сведения об идентифицирующих признаках:

Электронный документ должен содержать обязательные реквизиты, устанавливаемые нормативными правовыми актами Российской Федерации. При использовании электронных документов в гражданском обороте соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные реквизиты электронных документов». 1

При оценке электронных документов в качестве доказательств следует учитывать надёжность того, каким образом документы были сформированы, хранились или передавались, каким образом обеспечивалась достоверность и неизменяемость электронных документов, а также любые другие существенные обстоятельства.

В одном из законопроектов, находящемся в Государственной Думе на рассмотрении, имеется ещё одно важное положение: «Условия договора должны быть представлены в форме, доступной для восприятия лицом, не обладающим специальными знаниями, а также позволяющей хранить и воспроизводить договор».2

Однако, ни один из законов не содержит требований к полному (или хотя бы минимальному) набору таких реквизитов. Законы в самом общем виде оговаривают, что должен индивидуализировать ЭД, но ничего не говорят о том, как это сделать.

Интересно в связи с этим отметить, что текстовой редактор «Microsoft Word» создаёт текстовые файлы типа «документ Microsoft Word». Формат таких файлов предусматривает автоматическое сохранение в них сведений о дате создания и последнего изменения файла, об авторе, об организации, которая использует конкретный экземпляр программы Microsoft Word, имени руководителя, названии темы документа в файле, общем времени работы с файлом, и других данных. Кроме того, файл Microsoft Word может быть защищён паролем. Причем файловая структура электронного документа (если проводить аналогию с традиционным бумажным документом) выполняет такую же технологическую роль и позволяет обеспечить выполнение всех требований, предъявляемых к материальному носителю обычного документа, причем на более высоком технологическом и техническом уровне.

«Вообще файловая структура (как и материальный носитель в традиционном обычном документе) позволяет обеспечить жесткую привязку зафиксированной содержательной информации и реквизитов документа многообразием как уже имеющихся способов и методов организации, так и тех, которые ещё не известны, но могут быть изобретены или разработаны в будущем (а не единственным способом, как в традиционных случаях документирования). Причем более поздние реквизиты, появляющиеся в результате оборота документа в его цикле общественного использования, могут дописываться в файл, не нарушая его структуру, или записываются в отдельный прилагаемый файл и сопровождают основной документ. Файловая структура электронного документа обеспечивает стабильность, статичность, постоянство и законченность организационно- структурной формы и формата документа на уровне цифровой кодированной записи и, как следствие, на уровне отображения виртуального динамического образа документа на экране дисплея.

Стабильность и постоянство принципов формирования файловой структуры доказывает преемственность ее использования вот уже в седьмом поколении ЭВМ. Файловая структура электронного документа легко сочетается с самыми различными операционными системами и технологиями и обеспечивает требуемую степень защищенности как документа в целом, так и самих коммуникационных технологий и информационной среды».3

Сказанное позволяет сделать вывод, что "электронный документ" может рассматриваться как полноценный "документ".

«Документ должен быть подписан и верифицирован. Исходя из специфики электронного документа, его невозможно подписать в привычном значении этого слова, то есть поставить на нём собственноручную подпись. Электронный документ подписывается лицом, совершающим сделку, либо должным образом, уполномоченным им лицом. В качестве подписи при составлении электронных документов обычно используется электронная цифровая подпись, либо иной аналог собственноручной подписи».4

В соответствии с законом «Об ЭЦП», «электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе».

Основными требованиями, предъявляемыми к ЭЦП являются:


  1. ЭЦП может быть создана и воспроизведена только одним лицом её автором с помощью секретного, именуемого в законе «закрытым» ключа;

  2. подлинность же ЭЦП может быть установлена многими лицами с использованием парного с секретным «открытого ключа».

Интересен также зарубежный опыт к определению понятия ЭЦП, а также к содержанию обязательных требований к ЭЦП и порядку её создания.

Так, в соответствии с Модельным законом ЮНСИТРАЛ «Об электронной торговле» основными требованиями, предъявляемыми к аналогу собственноручной подписи, являются: «он должен достоверно идентифицировать участника электронной сделки; он должен указывать, что он одобрил информацию, содержащуюся в сообщении данных; он является надежным для соответствующей цели, для которой передача данных была осуществлена, в свете всех обстоятельств, включая любое уместное соглашение».5

В ДЭП ЕЭС указано, что «электронные подписи, основанные на квалифицированном сертификате и созданные с помощью защищенного средства эквивалентны собственноручным подписям»6; а в ст. 2 ДЭП содержится определение "усиленной электронной подписи", которая должна соответствовать следующим требованиям: «1) связана однозначно с подписавшим лицом; 2) достаточна для его идентификации; 3) создается с использованием средств, находящихся под единоличным контролем подписавшего лица; 4) связана с данными, к которым она относится, таким способом, что любое последующее изменение этих данных становится очевидным. Для проверки электронной подписи используется "сертификат". Сертификат представляет собой электронное удостоверение, которое связывает данные для проверки электронной подписи с определенным лицом и подтверждает идентичность этого лица».7

«В ГК Франции предусмотрено, «что электронная подпись может удовлетворять требованиям, предъявляемым к имеющим юридическую силу документам, в случае, если она указывает на лицо, создавшее подпись, и подтверждает согласие стороны совершить какие-либо действия по обязательству. Далее дается определение термина "электронная подпись": «это использование надежного средства идентификации, гарантирующего собственную связь с породившим действием».8

В Законе США « Об электронных подписях в международных и внутригосударственных торговых отношениях» термин «электронная подпись» означает «электронное обозначение, символ, прием, которые используются в контракте или логически ассоциируется с контрактом или другим документом, и исполняются или используются лицом, который имеет цель подписать документ». 9

В технологическом смысле ЭЦП представляет собой «набор символов, который генерируется по специальному алгоритму в результате "смешивания" текста документа и личного кода подписывающего документ лица. Как видно, электронно-цифровая подпись неразрывно связывает конкретный электронный документ с конкретным лицом, точнее, с одному ему известным кодом. Если изменить документ, подписанный электронно-цифровой подписью, то есть заменить в нём хотя бы один символ, то подпись не будет совпадать. Проверить подлинность подписи может с помощью той же программы любой желающий. При этом стойкость к подделке у электронной подписи гораздо выше, чем у собственноручной. Если в среднем вероятность заключения эксперта по вопросу о подлинности собственноручной подписи составляет 65-70%, то для электронной подписи теоретическая вероятность подделки может достигать 10-21%, если конечно не получить доступ к конфиденциальному коду».10 Сказанное позволяет сделать вывод о том, что ЭЦП одновременно решает задачу подписания и верификации документа.

«Подтверждение подлинности ЭЦП в ЭД – положительный результат проверки с помощью сертификата ключа подписи, содержащего открытый ключ ЭЦП, принадлежности ЭЦП в ЭД владельцу сертификата ключа подписи и отсутствия искажений в подписанном данной ЭЦП электронном документе. На практике мы настолько привыкли к этой процедуре, что выполняем ее автоматически, не задумываясь о месте, роли и значении выполняемых действий в процессе работы с документом. Однако для проведения параллелей между бумажным документом и его электронным аналогом с позиций их юридической эквивалентности целесообразно выделить аутентификацию в приведенном определении в отдельный этап. На практике аутентификацию электронного документа обеспечивает доказательная сила цифровой подписи, которой не следует подменять доказательную силу электронного документа. Здесь нужно провести параллель между технологиями восприятия бумажного и электронного документа. Аутентификация ЭД осуществляется посредством проверки ЭЦП. При проверке ЭЦП файла проверяется, применялся ли при выработке данной цифровой подписи конкретный ключ, принадлежащий отправителю документа, и не претерпел ли файл изменений в процессе пересылки адресату. Если программа проверки подписи формирует запись “ЭЦП верна”, то файл “аутентифицирован”».11 Подчеркнем, что при аутентификации файла не имеет значения, какую полезную информацию он содержит и содержит ли вообще. Для последующей идентификации файла – документа требуется механизм перевода бинарной информации, составляющей файл, в читаемую человеком форму и определенным образом трактующего содержимое данной формы. Очевидно, что только при наличии подобного механизма может быть обеспечена доказательная сила ЭД.

«Вслед за положительной аутентификацией документа, то есть после принятия решения о том, что документ исполнен именно обозначенным отправителем и не претерпел искажений в процессе доставки адресату, происходит восприятие информации, в нем содержащейся. Этот второй этап восприятия документа иногда называют идентификацией»12. Под идентификацией следует понимать извлечение из него "сведений о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах", как определяет ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации». Обеспечение корректной идентификации документа лежит в основе однозначного восприятия его содержания как сторонами, производящими обмен документами, так и третьей стороной, уполномоченной для разбирательства относительно конфликтного документа. «Достигается корректность идентификации документов совокупностью факторов разного рода. Здесь и недвусмысленность толкования текста, изложенного общепонятным русским языком, и применение метрической системы мер, и повсеместно принятые сокращения и кодировки, и устоявшаяся терминология, и действующее законодательство, и, наконец, применение государственных, межведомственных или иных стандартов, определяющих формы документов и их содержание».13

А как же подписать электронный документ и создать ЭЦП?

Создание ЭЦП в соответствии с Законом «Об ЭЦП» предусматривается специальными программами и удостоверяющими центрами. Та же программа может проверить и подлинность подписи на документе. Таких программ существует великое множество. Как правило, в основе этих программ лежит использование двух парных ключей: открытый и закрытый, которые представляют собой блоки текста, между которыми есть определенная математическая зависимость.

Таким образом, ЭЦП представляет собой реквизит электронного документа, позволяющий его однозначно идентифицировать и установить его подлинность, а следовательно и юридическую действительность.

Однако использование ЭЦП для легитимности электронного документооборота между контрагентами различных государств в данный момент практически невозможно в связи с тем, что государства применяют различные типы шифрования ЭЦП и соответственно различные алгоритмы. Это создаёт определенные трудности при заключении международных контрактов в электронной форме, так как нет реальной гарантии их юридической действительности.

Для решения этой проблемы можно воспринять положительный законодательный опыт стран Европы и США, и на их основе создать своё законодательство, посвященное именно электронному документообороту. Лучше всего конечно в этом объединиться со странами, с кем наиболее близко экономически связана Россия (например, Казахстан, Беларусь) и создать международную Конвенцию, в которой регламентировать общие условия юридической действительности ЭД и ЭЦП, не касаясь при этом технической стороны вопроса, т.е. признать все возможные способы создания и подписания ЭД юридически действительными, если при этом с помощью технических средств возможно достоверно установить подлинность, наименование, лицо издавшее документ и другие реквизиты, установленные для каждого конкретного документа в национальном законодательстве либо в международном договоре. Если же к примеру, между сторонами заключается международный контракт на поставку товаров в электронной форме, контрагенты сразу оговаривают в контракте применимое право.

Для развития международной торговли, возможно, также разработать Конвенцию по международной торговле, в которой отразить все существенные условия и правила торговли. Принятие решения о создании такой Конвенции можно обосновать положительным и результативным опытом издания таких международных актов как ИНКОТЕРМС (международные правила поставки товаров) и Конвенция


о договорах международной купли-продажи товаров 1980 г.

Принятие на международном уровне двух этих актов было вызвано экономической необходимостью и обоснованностью. Практика их применения дала только положительные результаты в развитии международной торговле.

Следовательно, закрепление юридической значимости электронных документов на международном уровне позволит расширить обмен документами в электронной форме между предпринимателями, а следовательно это позволит им совершать различные сделки в электронной форме со значительным сокращением времени и других ресурсов, в том числе материальных.

Разрабатываемые различными компаниями системы электронных торгов и тендеров, наконец-то приобретут юридическую действительность, так как в отсутствие указанных норм, участники международной торговли редко прибегают к этому виду заключения контрактов, так как момент заключения сделки и сама сделка заключенная в такой форме юридически никак не закреплены. В следствие этого предприниматели такой риск считают «неоправданным» и прибегают к обычным формам заключения международных контрактов.

Расширение использования обмена ЭД между государственными органами различных государств позволит решить ряд государственных задач в области внешней политики – это прежде всего развитие сотрудничества и экономических связей между государствами.

«Расчеты специалистов показывают, что использование систем электронного документооборота позволяет добиться огромного экономического эффекта, а применительно к России такое снижение издержек с учетом территориальной протяженности может быть колоссальным».14 В мировой практике деловых отношений широко используется ЭЦП (следовательно, и ЭД) технология которой на основе открытого ключа известна с 1978 года. Банк России работает с ЭЦП, созданной по собственному стандарту, с 1993 года.

В некоторых сферах хозяйственной деятельности использование электронных документов и электронно-цифровой подписи прямо предусмотрено законодательством. «Особое распространение электронные документы получили в расчётных отношениях».15

Перевод бумажного документооборота в электронный набирает силы, и уже можно видеть инициативы в этой области от государственных структур. Так, Государственное Учреждение - Отделение Пенсионного Фонда РФ по Самарской Области (ГУ-ОПФР) предложил организациям соглашение «Об обмене электронными документами в системе Электронного Документооборота ПФР» и разослал соответствующий пакет документов. Организации, на свое усмотрение, могут сотрудничать с ГУ-ОПФР по поводу обмена электронными документами. Причем, изготовление и сертификацию ключей шифрования и ЭЦП производит ГУ-ОПФР, как сказано в договоре.

Практика использования ЭД обширна, но весьма фрагментирована. Есть опыт отдельных отраслей, особенно финансовых - банковской и ценнобумажной, крупных корпораций (например, Газпром) госслужб (ФАПСИ и др.). В каждом таком фрагменте решаются вполне определенные задачи, на электронный документооборот возлагаются вполне определенные функции, и с проблемами сталкиваются тоже вполне определенными и специфичными для каждого из этих фрагментов. Можно отметить успешный опыт Газпрома внедрения систем электронного документооборота. В дальнейшем, его можно использовать в других отраслях промышленности и облегчения взаимодействия между государственными органами. Вообще «первопроходцами» в этой области можно считать именно нефтегазовые компании. Так, в Казахстанской национальной нефтяной компании «Казах ойл» внедрили очень грамотно систему электронного документооборота бывшие её соучредители Nelson Resources. Использование систем электронного документооборота в этой организации позволило значительно сократить как трудовые ресурсы работников, так и материальные ресурсы компании. Вместе с тем, хотелось бы отметить, что программные продукты и системы США, Канады, Европы имеют следующие недостатки:

1) высокая стоимость;

2) прибыль от внедрения приносят иностранным компаниям, а не отечественным.

Следовательно, необходимо развивать отечественное производство программных продуктов. Вижу большой потенциал в такой прогрессивной организации как Газпром. В настоящее время между Президентами России и Казахстана на саммите большой восьмёрки достигнуто соглашение о создании совместного предприятия по переработке нефти и газа на базе двух крупных предприятий Газпром и Казмунайгаз. Для облегчения более эффективного взаимодействия между двумя компаниями (а следовательно и государствами) просто необходимо развивать упрощенную и надёжную систему обмена документами, так как успех любого совместного предприятия напрямую зависит от быстроты принятий решений и достижение соглашений по вопросам совместной деятельности.



В свете последних событий необходимо также отметить последние прогрессивные направления развития в России технопарков. Очень мне понравились законодательные инициативы в области создания технопарка в Санкт-Петербурге.


1 Степутенков А.А. (Генеральный директор e-Style ISP) Идентифицирующий маркер электронного документа, как аналог собственноручной подписи, Четвертая конференция «Право и Интернет: теория и практика», М., stepoutenkov@e-style.ru.

2 Там же.

3 Семилетов С.И., Электронный документ как продукт технологического процесса документирования информации и объект правового регулирования, Государство и право,2003 г.,№1, с.96.

4 Сергеев К., Компьютерная экзотика, или электронный договор, konst@law.tu-chel.ac.ru.

5 Модельный закон ЮНСИТРАЛ «Об электронной торговле» утвержденный резолюцией Генеральной Ассамблеи ООН №51/162 от 16.12.1996 г., ст. 7.

6 Directive 1999/93/EC of the European Parliament and of the council of 13 December 1999 on a Community framework for electronic signatures, adopted and dated 13 December 1999. См. http://rechten.kub.nl/simone/Eu-sig.htm)

7 Там же

8 Дутов М. Сравнительный анализ европейского законодательства в области электронного документооборота, Предпринимательство, государство и право. - 2002. - № 8. - С. 25-28.

9 Закон США « Об электронных подписях в международных и внутригосударственных торговых отношениях» принятый 106 Конгрессом США 24 января 2000 года (вступил в силу 01.10.2000).

10 Сергеев К. Компьютерная экзотика, или электронный договор, konst@law.tu-chel.ac.ru.

11 Там же.

12 Там же.

13 Там же.

14 Зайцев П., Электронный документ как источник доказательств, Российская Юстиция, 2001г., №3, С-43.


15 См. Временное Положение «О порядке приема к исполнению поручений владельцев счетов, подписанных аналогами собственноручной подписи, при проведении безналичных расчетов кредитными организациями» Утв. ЦБ РФ 10.02.98 № 17-п. Вестник Банка России. № 10 от 18.02.98.


База данных защищена авторским правом ©refedu.ru 2016
обратиться к администрации

    Главная страница